E-facturatie negeren, tot 5.000 euro boete riskeren
Op 14 juli 2025 werd het langverwachte Koninklijk Besluit gepubliceerd dat de praktische spelregels vastlegt voor de e-facturatieverplichting. Die gaat op 1 januari 2026 in voege. Noem het gerust één van de grootste veranderingen in de Belgische boekhoudwereld van de afgelopen jaren.
Vanaf 2026 is het gedaan met het e-mailen van pdf-facturen naar zakelijke klanten. Elke Belgische btw-plichtige onderneming die zakendoet met een andere btw-plichtige in België, moet zijn facturen gestructureerd opmaken in het Peppol BIS-formaat en vervolgens verzenden via het Peppol-netwerk. De verplichting geldt voor bijna alle btw-plichtige ondernemingen die B2B-facturen sturen. De uitzonderingen zijn beperkt: ondernemingen in faillissement, niet in België gevestigde bedrijven zonder vaste inrichting, bepaalde forfaitaire regimes en sommige btw-vrijgestelde activiteiten.
Andere formaten of kanalen dan Peppol zijn enkel toegestaan als beide partijen daar uitdrukkelijk akkoord over zijn én als ze voldoen aan de Europese EN-16931-normen. Toch blijft de verplichting gelden dat je in elk geval Peppol-compatibel moet zijn, ook als je een alternatieve methode gebruikt.
Opgepast bij de afronding van btw
Een opvallende wijziging in het KB is de manier waarop btw moet worden afgerond. Tot nog toe mochten veel bedrijven de btw per factuurlijn berekenen en afronden. Elk artikel krijgt dan bijvoorbeeld zijn eigen btw-bedrag, afgerond op twee decimalen, waarna alle btw-lijnen worden opgeteld. Vanaf 1 januari 2026 is dat verboden. De btw moet voortaan per btw-tarief worden berekend. Alle bedragen met hetzelfde tarief moeten opgeteld worden, waarna de btw op dat totaal moet worden berekend. Alleen dat bedrag kan dan afgerond worden op twee decimalen.
Dit zorgt voor een uniforme berekening, zodat de btw-bedragen op de factuur exact overeenkomen met wat in de btw-aangifte moet komen. Het voorkomt bovendien afrondingsverschillen tussen leveranciers en klanten, wat vaak leidt tot discussie of correcties in boekhoudsystemen.
Het spreekt vanzelf dat je facturatie- of ERP-systeem deze rekenlogica moet kunnen toepassen.
Stevige en oplopende sancties
Het Koninklijk Besluit voorziet in specifieke, oplopende boetes voor wie de verplichtingen niet naleeft. Na een eerste vaststelling zal de fiscus een waarschuwing geven, maar vanaf een tweede controle binnen drie maanden kan er al een boete volgen. Blijf je in gebreke, dan lopen de bedragen snel op. Eerst 1.500 euro, daarna 3.000 en bij de derde en volgende overtredingen: 5.000 euro. Daarnaast blijven ook de bestaande proportionele btw-boetes gelden.
Door foutief te factureren loop je niet alleen gevaar om beboet te worden, er zijn ook fiscale en commerciële risico’s. Facturen die niet in het correcte formaat of via het juiste kanaal worden verstuurd, kunnen ongeldig worden verklaard, waardoor de klant geen btw kan aftrekken en jij als leverancier juridisch moeilijker zal kunnen invorderen.
Neem nu actie
De overstap naar verplichte e-facturatie is met andere woorden allesbehalve een optie voor boekhoudkundige hipsters, maar een structurele hervorming die impact heeft op je volledige facturatieproces. Wie nu actie onderneemt, vermijdt niet alleen boetes en juridische problemen, maar plukt straks ook de voordelen van snellere betalingen, minder fouten en een efficiënter administratief proces. Januari 2026 lijkt nog ver weg, maar in de praktijk is het morgen.
Is e-facturatie nog een grote onbekende voor jou? Lees dan deze blogberichten.