Bereid je voor op het einde van het papieren facturatietijdperk

Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht. Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft daar in de ministerraad van 29 september 2023 een akkoord over bereikt.

Gestructureerde elektronische facturen zijn digitale facturen die in een gestructureerde elektronische vorm, zoals een XML-bestand, worden ingediend, verzonden en ontvangen. Daardoor wordt de automatische en elektronische verwerking mogelijk. De facturen zijn immers gemakkelijk leesbaar door de boekhoudingsoftware, waardoor er minder handmatig werk nodig is en de kans op fouten daalt.

Sneller, minder fouten

De invoering van een verplichting tot uitreiking van gestructureerde elektronische facturen moet uiteindelijk ook de uitwisseling van btw-gegevensstromen tussen belastingplichtigen onderling en van belastingplichtigen naar de FOD Financiën moderniseren en het verschil tussen wat de overheid zou moeten ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid daadwerkelijk ontvangt, te verkleinen.

De verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken bestaat reeds voor facturen die worden uitgereikt aan de overheid. Vanaf 1 januari 2026 wordt dat ook de norm voor transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Ondernemingen moeten tegen die tijd aansluiten bij het Europese PEPPOL-netwerk. Dit netwerk wordt ook al in heel wat andere Europese lidstaten gebruikt.

Weg met Word, pdf en papier

Het is bijgevolg belangrijk om je op tijd voor te bereiden op deze verplichting en voor het B2B-verkeer komaf te maken met digitale kantoordocumenten in Word of pdf-formaat en al zeker met de papieren documenten. Boekhoudprogramma’s zoals Yuki maken nu al automatisch Xml-bestanden aan en die hebben verschillende voordelen.

In tegenstelling tot XML-facturen zijn Word-documenten en pdf’s niet gestructureerd en moeten ze handmatig worden verwerkt. Dit kan leiden tot meer fouten en een langere verwerkingstijd. Daarnaast is de informatie op een Word-document of pdf niet altijd volledig te identificeren, wat kan leiden tot onduidelijkheid en vertragingen in het factuurverwerkingsproces.

Kosten voor e-facturatie 120% aftrekbaar

Om de kosten van noodzakelijke IT-ontwikkelingen voor e-facturatie te temperen, voorziet de wetgever trouwens een fiscale gunstmaatregel voor zelfstandigen en kleine vennootschappen. De kosten verbonden aan factureringspakketten voor het opstellen, verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen zijn voor hen 120% aftrekbaar. Het gaat dan bijvoorbeeld over specifiek advies over dit onderwerp of specifieke abonnementskosten voor factureringspakketten. Afschrijvingen van facturatiesoftware zelf zijn echter uitgesloten van de verhoogde kostenaftrek.

Investeringsaftrek voor digitale vaste activa

Weliswaar wordt vanaf 1 januari 2025 het basistarief van de investeringsaftrek voor natuurlijke personen en kleine vennootschappen permanent verhoogd naar 20% voor digitale vaste activa. Voor boekjaar 2024 bedraagt dit wellicht 15,5%, in plaats van de 8% voor de ‘gewone’ investeringen.

De investering uitstellen tot volgend jaar kan dus lonen.

Lees meer over digitaal boekhouden:


Op de hoogte blijven?