Bereid je voor op het einde van het papieren facturatietijdperk
Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht. Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft daar in de ministerraad van 29 september 2023 een akkoord over bereikt.
Gestructureerde elektronische facturen zijn digitale facturen die in een gestructureerde elektronische vorm, zoals een XML-bestand, worden ingediend, verzonden en ontvangen. Daardoor wordt de automatische en elektronische verwerking mogelijk. De facturen zijn immers gemakkelijk leesbaar door de boekhoudingsoftware, waardoor er minder handmatig werk nodig is en de kans op fouten daalt.
Sneller, minder fouten
De invoering van een verplichting tot uitreiking van gestructureerde elektronische facturen moet uiteindelijk ook de uitwisseling van btw-gegevensstromen tussen belastingplichtigen onderling en van belastingplichtigen naar de FOD Financiën moderniseren en het verschil tussen wat de overheid zou moeten ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid daadwerkelijk ontvangt, te verkleinen.
De verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken bestaat reeds voor facturen die worden uitgereikt aan de overheid. Vanaf 1 januari 2026 wordt dat ook de norm voor transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Ondernemingen moeten tegen die tijd aansluiten bij het Europese PEPPOL-netwerk. Dit netwerk wordt ook al in heel wat andere Europese lidstaten gebruikt.
Wacht niet langer
Het is bijgevolg belangrijk om zich nu al voor te bereiden op deze verplichting en voor het B2B-verkeer komaf te maken met de papieren documenten maar ook met digitale kantoordocumenten in Word of pdf-formaat. Boekhoudprogramma’s zoals Yuki maken automatisch ook XML-bestanden aan en die hebben verschillende voordelen.
In tegenstelling tot XML-facturen zijn Word-documenten en pdf’s niet gestructureerd en moeten ze handmatig worden verwerkt. Dit kan leiden tot meer fouten en een langere verwerkingstijd. Daarnaast is de informatie op een Word-document of pdf niet altijd volledig te identificeren, wat kan leiden tot onduidelijkheid en vertragingen in het factuurverwerkingsproces.
Lees meer over digitaal boekhouden:
- Tips om Yuki beter te gebruiken en efficiënter te boekhouden
- Haal alles uit je digitaal boekhoudplatform
- “Hartzeer als ik zie hoeveel stielmannen tijd verliezen met boekhouden”
Heb je vragen of weet je niet goed hoe je de omschakeling moet aanpakken?