Tijd voor een elektronisch aandelenregister?
Het nieuwe vennootschapsrecht maakt het mogelijk om het aandelenregister van een vennootschap digitaal te bewaren. Een opsteker voor vennootschappen die eerder geneigd waren om met de papieren versie nonchalant, om niet te zeggen slordig, om te gaan.
Het aandelenregister is een document waarin in essentie bijgehouden wordt wie op welk moment hoeveel aandelen van de vennootschap bezit en wanneer die aan een andere vennoot worden overgedragen. Het nieuwe vennootschapsrecht verruimde de mogelijkheden om het register voortaan elektronisch bij te houden. De beroepsfederaties van de accountants en belastingconsulenten en van de notarissen maakten daar meteen gebruik van door de lancering van de eSTox-tool. Voorlopig kunnen alleen zij de registraties verrichten maar in een latere fase zullen bedrijfsdirecties dat zelf kunnen doen.
Voordelen
De digitale versie van het aandelenregister is makkelijk bij te houden en daardoor niet langer een log instrument dat vaak niet op een zorgvuldige actualisatie kon rekenen. Het wordt bovendien op een meervoudige manier beveiligd en in de cloud bewaard, zodat het nooit verloren gaat en gemakkelijk raadpleegbaar is voor wie daartoe bevoegd is. Tenslotte komt het ook tegemoet aan andere administratieve verplichtingen, zoals de registratie in het UBO-register.
Wie wil overschakelen van de papieren naar de elektronische versie hoeft ook niet langer de algemene vergadering bijeen te roepen. Voortaan kan deze beslissing door het bestuursorgaan genomen worden, ook als de statuten dat niet expliciet voorschrijven. Bij omzetting van de papieren variant, wordt de papieren versie trouwens wel bewaard met het oog op de bewijswaarde van inschrijvingen die dateren van vóór de invoering van het elektronisch register.
Wat staat er in het aandelenregister?
Wettelijk moet het aandelenregister volgende informatie bevatten:
- Per soort het aantal uitgegeven aandelen
- Naam en woonplaats van de aandeelhouder
- Naam, zetel en (buitenlands) ondernemingsnummer van de aandeelhouder-rechtspersoon
- Aantal aandelen, per soort, dat elke aandeelhouder aanhoudt
- De gedane stortingen
- De (statutaire en contractuele) overdrachtsbeperkingen
- De overdrachten en overgangen van aandelen met de datum waarop dat gebeurde
- Stemrechten, winstrechten of het aandeel in het vereffeningssaldo
Ook geïnteresseerd om over te schakelen naar het elektronisch aandelenregister?