Difficultés supplémentaires pour le remboursement des « frais propres à l’employeur ».
Depuis le début de cette année, tous les « frais propres à l’employeur » remboursés par une entreprise à ses administrateurs ou à ses collaborateurs doivent être justifiés sur la fiche fiscale individuelle des bénéficiaires. Dans le cas contraire, ils ne sont plus déductibles pour l’employeur. Concrètement, cela implique un travail administratif supplémentaire pour l’employeur. Et le risque de contrôles stricts, aussi.
Les « frais propres à l’employeur » sont des frais que les administrateurs ou les salariés avancent « pour leur travail ». Dans le cadre de leur fonction, ils doivent rendre visite à un client. Ils garent leur voiture dans un parking payant. Ils vont ensuite ensemble au restaurant et appellent un peu plus tard le bureau depuis leur portable personnel pour prévenir d’un retard en raison d’une panne de voiture et trouver une alternative par le rail…
Justificatifs ou forfait
Ces petits frais sont consentis dans le cadre de l’exécution du contrat de travail, mais sont en définitive à la charge de l’employeur. Ce dernier les rembourse ensuite, sans que cela soit considéré comme un salaire supplémentaire sur lequel des cotisations de sécurité sociale et un précompte mobilier doivent être payés, sur la base de justificatifs fournis par le salarié ou sous la forme d’un forfait. Pour l’entreprise, il s’agit d’une dépense déductible fiscalement et pour laquelle il n’y avait, jusqu’à présent, que peu d’obligations de déclaration... Jusqu’à présent.
Valeur effective
Dès le début de ce mois, les remboursements de notes de frais variables doivent être imputés pour leur valeur effective sur les fiches fiscales individuelles (281.10/281.20). Cette mesure a été prise pour éviter le double recours aux remboursements de frais propres à l’employeur. Ne pas vous y conformer vous expose au risque de vous voir infliger une amende par l’administration.
Cela induit un surcroît d’administration pour de nombreuses entreprises. Peut-être faudra-t-il également mettre au point une nouvelle méthode pour s’assurer que les informations relatives au remboursement des frais sont correctement saisies dans l’administration salariale ?
Un bon début consiste à payer autant de dépenses et de factures que possible avec une carte de débit de la société, plutôt que demander aux salariés d’avancer ces montants de leur propre poche.
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