sluiten

Tips om digitaal documenten aan te leveren

woensdag 12 juni 2019
Documenten aanleveren

Je boekhouding in Yuki wordt opgebouwd aan de hand van de documenten en banktransacties die je aanlevert. Hieronder wordt beschreven hoe je dit zo efficiënt mogelijk kunt doen.

Onthoud één belangrijke regel:

Eerst documenten dan banktransacties
Voor een optimale verwerking door Yuki is het aan te raden dat je eerst de facturen aanlevert voordat je de banktransacties aanlevert.


De verschillende mogelijkheden om aan te leveren:


1.Scannen


Het is mogelijk om documenten aan te leveren met behulp van de Yuki ScanWizard. De ScanWizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar je domein, zonder tussenstap. Helaas kunnen niet alle scanners via de Yuki ScanWizard aangestuurd worden. Wordt je scanner niet ondersteund, dan kan je de documenten eerst scannen naar je computer om ze vervolgens op te laden
Google Chrome (browser) ondersteund de ScanWizard niet, wil je deze toch in Chrome gebruiken dan is het nodig om de extensie ClickOnce for Google Chrome te installeren.

Scannen voorbereiden
  • -Verwijder nietjes, paperclips etc.
  • -Zorg dat alle pagina's los van elkaar zijn, zodat ze niet aan elkaar ‘kleven’ tijdens het scannen.
  • -Tel het aantal pagina's dat je op de scanner legt, zodat je achteraf kunt controleren of elk pagina is meegekomen.
  • -Scan in batches van maximaal 25 vellen, dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger.
  • -Zorg dat documenten die uit meer dan één pagina bestaan ook na elkaar gescand worden.
  • -Let op of er op de achterkant van een document belangrijke informatie staat die we nodig hebben voor de administratie.

Je mag de documenten in JPG- en PDF-formaat aanleveren. Let er bij PDF wel op dat je er zelf voor moet zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat, moet je in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen PDF-bestanden opsplitsen.

  • 2.Uploaden
Uploaden is het opladen van bestanden van je computer (harde schijf) in jouw domein. De centrale plaats om op te laden is de Yuki Postbus bol.

3.Via gedeelde Dropbox of Google Drive folder synchroniseren


Een alternatieve aanlevermethode is het aanleveren via Dropbox en/of Drive. Beide zijn (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Dropbox of Drive hebt, kan je in jouw Dropbox of Drive account een map aanmaken die je vervolgens deelt met 'dropbox@yuki.be' of voor Drive met 'support@yuki.be'.

Van zodra de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei submappen creëren die de indeling van je digitale archief volgen (enkel Dropbox). Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze ophalen en importeren in de juiste map.

Meer informatie over het delen van deze mappen en de werking kan je terugvinden in het artikel 'Dropbox map delen met Yuki' en 'Drive map delen met Yuki.

4.Documenten naar administratie mailen


Je kan ook documenten mailen (of laten mailen). Je domein heeft een eigen email-adres: domeinnaam@yukiworks.be. Heb je leveranciers die hun facturen elektronisch doorsturen, dan kan je er ook voor kiezen om ze rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen.

5.Via de Yuki app mailen


Een foto gemaakt van een bonnetje met de Yuki App wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres domein@yukiworks.be blijft dus altijd bestaan.