Extra rompslomp voor terugbetaling ‘kosten eigen aan de werkgever’
Sinds begin dit jaar moeten alle kosten ‘eigen aan de werkgever’, die door een vennootschap aan bestuurders of medewerkers worden terugbetaald, op de individuele fiche worden verantwoord. Gebeurt dat niet dan zijn ze voor de werkgever niet langer aftrekbaar. Concreet betekent dit: extra administratief werk voor de werkgever. En kans op strenge controles, dat ook.
‘Kosten eigen aan de werkgever’ zijn kosten die bestuurders of werknemers maken ‘voor hun werk’. In het kader van hun job moeten ze op bezoek bij een klant. Ze parkeren daarvoor hun auto op een betaalparking. Daarna gaan ze samen op restaurant en bellen ze even later met hun gsm, om te zeggen dat ze wat later op kantoor zullen zijn, omdat hun auto defect is en ze een treinticket moeten kopen.
Bonnetjes of forfait
Dat soort kosten, die gemaakt worden in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst maar uiteindelijk ten laste zijn van de werkgever. Die betaalt die bijgevolg terug, zonder dat dit kan beschouwd worden als extra loon waarop sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing moet betaald worden. Vaak gebeurt dat nadat de werknemer zijn bonnetjes heeft binnengebracht maar het kan ook in de vorm van een forfait. Voor de vennootschap gaat het over een kost die fiscaal aftrekbaar is en waar tot nog toe weinig rapporteringsplicht aan verbonden was ... tot nu.
Werkelijke waarde
Vanaf begin deze maand moeten variabele kostenvergoedingen, voor hun werkelijke waarde, genoteerd worden in de individuele fiscale fiches (281.10/281.20). De maatregel werd genomen om het dubbel gebruik van terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever tegen te gaan. Wie niet in orde is riskeert door de fiscus beboet worden.
Dat betekent dus voor veel bedrijven extra administratie. Misschien zal ook een nieuwe routine moeten uitgedokterd worden, om ervoor te zorgen dat de informatie over de terugbetaling van de kosten correct in de loonadministratie wordt opgenomen.
Een goede start is alvast om zo veel mogelijk kosten en facturen te (laten) betalen met een betaalkaart van de vennootschap, in plaats van werknemers eerst uit eigen zak te laten voorschieten.
Heb je hierover vragen?